In un articolo pubblicato in passato abbiamo segnalato i migliori programmi per rubrica telefonica, oggi spieghiamo invece come creare una rubrica telefonica Excel in modo semplice e veloce.
Spesso può essere utile avere una rubrica telefonica sul proprio PC, o da archiviare su una chiavetta, per portarla in giro. Non sempre la classica rubrica del cellulare può essere sufficiente, e quindi nasce l’esigenza di averne una digitale, che permetta anche di effettuare qualche ricerca, applicare filtri e ordinamenti diversi dalla sequenza di immissione o dal semplice cognome.
Ecco un modo semplice e intuitivo per creare una rubrica sul Pc senza dovere comprare servizi online o scaricare programmi particolari.
Se lavorate all’interno di un’azienda, ma anche sul computer di casa, molto probabilmente avete già installato tutto il pacchetto Microsoft Office, con al suo interno anche il programma Excel, il foglio di calcolo.
Seguite quindi questi semplici passi
-Accendere il computer e avviare Microsoft Excel.
-Una volta avviata l’applicazione, potete iniziare con la creazione della rubrica, scrivendo, per esempio, sulla casella indicata con A3 Nome, cliccandoci sopra con il tasto sinistro del mouse
-Riempite anche le caselle a destra di A3 con altri titoli di colonna, quali, per esempio, Cognome, Indirizzo, Numero tel. di casa, Cellulare, Numero tel. ufficio, Fax. Queste informazioni sonno proprio il minimo indispensabile, ma potete ampliare a piacere i dati per ogni persona, inserendo anche Gruppo, oppure Indirizzo mail, oppure Utente Skype e via dicendo, tutto ciò che vi suggerisce la fantasia
-A questo punto, stabilite tutte le informazioni che vogliamo avere, evidenziamo questa prima riga di intestazione, mettendo il tutto in grassetto, ovvero selezionando la riga intera con il mouse, e cliccando in alto a sinistra su G tra i formati carattere. Potete cambiare colore del testo, colorare l’interno delle caselle, mettere i bordi, a piacere.
-Inserite ora il titolo del foglio, per esempio RUBRICA TELEFONICA, scrivendo sulla casella B2, una riga più in alto ai titoli di colonna. Per centrare il titolo, dovrete selezionare le celle dalla B2 contenente il testo, alla fine delle colonne titolate, potrebbe essere un intervallo da B2 ad L2, e cliccate sulla voce Unisci e allinea al centro. In questo modo il titolo sarà centrato rispetto alle colonne della rubrica. Scegliete anche qui i vari modi per evidenziarlo, tra grassetto, sottolineato, corsivo, colori vari e dimensioni carattere
-Se volete vedere le griglie classiche di una rubrica, in pochi click il gioco è fatto, basta selezionare tutte le celle interessate, sia come colonne, ma anche come righe, all’inizio fatene una ventina, poi riproporrete la stessa operazione poco alla volta che la rubrica verrà popolata, e cliccate su Tutti i bordi dal menu Carattere
-Evidenziate, se vi piace l’idea, i bordi che riguardano le intestazioni, selezionando le celle interessate, e cliccando sull’opzione Bordo casella spesso, dallo stesso menu di prima
-Per personalizzare la vostra rubrica, potete decidere di colorare le varie colonne in modo diverso, utilizzando l’opzione Colore riempimento, sempre presente nella sezione Carattere del menu, e creando nuove colorazioni per il vostro foglio di lavoro. Oppure potete semplicemente differenziare le righe in modo alternato, per una più facile lettura.
-Un ultimo punto, fondamentale per alcuni, è la tutela della privacy, qualora doveste utilizzare questa rubrica davanti a occhi indiscreti, c’è anche la possibilità di nascondere alcuni dei dati a altre persone, selezionando la colonna e cliccando su Nascondi. Una soluzione utile se non si desidera fare conoscere, per esempio, l’indirizzo di tutte le persone.
Creare una rubrica Excel risulta essere quindi un’operazione piuttosto semplice e veloce.