Questa guida spiega come preparare una Scheda cliente hotel e offre un fac‑simile pronto da scaricare e compilare. La scheda cliente è lo strumento operativo e normativo principale che consente alla struttura ricettiva di raccogliere dati anagrafici, informazioni sul soggiorno, dettagli di fatturazione e consensi al trattamento dei dati. Redigerla correttamente significa garantire la conformità agli adempimenti previsti dalla normativa italiana (in particolare per l’invio al Portale Alloggiati e per la trasmissione dei dati ISTAT), agevolare le operazioni di check‑in/check‑out, gestire eventuali addebiti e consumazioni e preservare la sicurezza e la privacy degli ospiti.
Come compilare una Scheda cliente hotel
La Scheda cliente hotel serve principalmente a identificare in modo univoco gli ospiti e a documentare il soggiorno ai fini civili e amministrativi: contiene i dati anagrafici completi dell’ospite principale e, se necessario, dei componenti del nucleo o del gruppo, i dettagli del documento d’identità presentato, le informazioni di arrivo e partenza, la tipologia di trattamento (per esempio pernottamento con o senza pasti), il numero della camera e i riferimenti di prenotazione. Oltre a questi elementi essenziali, la scheda raccoglie i recapiti telefonici e mail, i dati per la fatturazione e l’eventuale richiesta di emissione di fattura intestata a terzi o a società, nonché le modalità di pagamento e gli estremi della carta, limitando la raccolta ai soli dati necessari e adottando misure per la sicurezza della loro conservazione.
Dal punto di vista operativo, la scheda consente di annotare richieste speciali, allergie o necessità particolari dell’ospite, di registrare eventuali consumazioni in camera o servizi a credito e di assegnare responsabilità interne per la gestione della pratica (turno di reception, operatore che effettua il check‑in).
In termini di conformità normativa, la compilazione deve garantire che i dati richiesti dal Portale Alloggiati (ai sensi dell’articolo richiamato nelle procedure di polizia) siano registrati in modo preciso e, se la struttura utilizza un software gestionale, che il file telematico generato rispetti il formato previsto per l’invio; la trasmissione dei dati alla Questura e l’invio del modello C59 per ISTAT devono avvenire nei termini stabiliti, solitamente entro 24 ore dall’arrivo. È importante distinguere tra ospiti singoli, capofamiglia o capogruppo e gruppi, prevedendo campi specifici per il capogruppo e la lista dei partecipanti, in modo da facilitare la generazione dei flussi telematici e dei registri cartacei obbligatori.
Le strutture possono scegliere tra registri cartacei protocollati, utili per la conservazione immediata e per le ispezioni, e modelli digitali integrati nel gestionale alberghiero o in moduli online personalizzabili; i modelli digitali possono prevedere firme elettroniche e la possibilità di archiviazione sicura, ma devono rispettare i requisiti di riservatezza previsti dal GDPR.
Nell’elaborare la scheda è fondamentale predisporre una sezione chiara per l’informativa privacy e per i consensi, dove l’ospite dichiari di aver ricevuto l’informativa sui trattamenti, esprima il consenso alle finalità contrattuali e, separatamente, il consenso alle comunicazioni commerciali se richiesto. La scheda dovrebbe inoltre consentire la registrazione della documentazione allegata (copia del documento d’identità, eventuali fotografie, deleghe), con l’indicazione dell’operatore che ha verificato i documenti e della data di ricezione.
Infine, per motivi di sicurezza e organizzazione interna, è utile prevedere campi dedicati a note operative e marketing che consentano di registrare preferenze del cliente, fonte della prenotazione e l’appartenenza a programmi fedeltà, sempre mantenendo il principio di minimizzazione dei dati e assicurando tempi e modalità di conservazione conformi alla normativa.
Esempio Scheda cliente hotel
SCHEDA CLIENTE HOTEL
A. TIPOLOGIA OSPITE
Tipologia (barrare/indicare): _____________ (Singolo / Famiglia / Capogruppo / Gruppo / Azienda)
Numero persone nel gruppo/nucleo: _____________
Capogruppo (se presente) – Nome e Cognome: _____________
B. DATI ANAGRAFICI OSPITE PRINCIPALE
Nome: _____________
Cognome: _____________
Sesso: _____________ (M / F / Altro)
Data di nascita: _____________
Luogo di nascita (Comune / Provincia / Stato): _____________
Cittadinanza: _____________
Codice fiscale: _____________
C. DOCUMENTO DI IDENTITÀ
Tipo documento: _____________ (Carta d’identità / Passaporto / Patente / Altro)
Numero documento: _____________
Rilasciato da: _____________
Data rilascio: _____________
Data scadenza: _____________
D. RESIDENZA / DOMICILIO
Indirizzo di residenza (Via, n.): _____________
CAP: _____________
Città: _____________
Provincia: _____________
Stato: _____________
E. RECAPITI E CONTATTI
Telefono cellulare: _____________
Telefono fisso: _____________
E-mail: _____________
Contatto di emergenza (Nome – Relazione – Tel): _____________
F. DATI SOGGIORNO
Data arrivo: _____________
Ora arrivo: _____________
Data partenza: _____________
Ora partenza: _____________
Numero notti: _____________
Numero camera/e: _____________
Tipo camera: _____________
Codice prenotazione: _____________
Trattamento: _____________ (BB / HB / FB / All Inclusive / Altro)
Numero adulti: _____________
Numero bambini: _____________
Età dei bambini: _____________
Richieste speciali / Allergie / Necessità: _____________
G. PREZZO E PAGAMENTI
Tariffa concordata (per notte): _____________
Importo totale soggiorno: _____________
Anticipo versato: _____________
Saldo da pagare: _____________
Modalità pagamento (contanti / carta / bonifico / altri): _____________
Dettagli carta (se autorizzare pre-autorizzazione): Intestatario _____________ Numero (ultime 4 cifre) _____________ Scadenza _____________
H. FATTURAZIONE E RAGIONE SOCIALE
Richiesta fattura: Sì / No _____________
Intestazione fattura: _____________
Partita IVA / Cod. Fiscale per fattura: _____________
Indirizzo fattura: _____________
I. ADDEBITI E CONSUMAZIONI IN CAMERA
Addebito consumazioni su conto camera: Sì / No _____________
Minibar: Sì / No _____________
Bar/ristorante / spa a credito: Sì / No _____________
Note addebiti/limiti: _____________
J. ADEMPIMENTI NORMATIVI (PORTALE ALLOGGIATI / ISTAT)
Invio Portale Alloggiati (art. 109 TULPS): Data/ora invio _____________
Utente operatore che ha inviato: _____________
File telematico / Protocollo: _____________
Invio modello C59 ISTAT: Data invio _____________
Note adempimenti: _____________
K. INFORMAZIONI VEICOLO
Targa: _____________
Marca / Modello: _____________
Parcheggio assegnato: _____________
L. COMPONENTI DEL NUCLEO / GRUPPO (se applicabile)
1) Nome: _____________ Cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Sesso: _____________ Nazionalità: _____________ Tipo/numero documento: _____________
2) Nome: _____________ Cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Sesso: _____________ Nazionalità: _____________ Tipo/numero documento: _____________
3) Nome: _____________ Cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Sesso: _____________ Nazionalità: _____________ Tipo/numero documento: _____________
4) Nome: _____________ Cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Sesso: _____________ Nazionalità: _____________ Tipo/numero documento: _____________
5) Nome: _____________ Cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Sesso: _____________ Nazionalità: _____________ Tipo/numero documento: _____________
(Per gruppi numerosi allegare elenco aggiuntivo dettagliato con i medesimi campi)
M. NOTE OPERATIVE / MARKETING
Preferenze cliente (camera, piano, vista, ecc.): _____________
Programmi fedeltà / Codice promozionale: _____________
Fonte prenotazione (OTA / Diretta / Agenzia / Altro): _____________
N. INFORMATIVA PRIVACY E CONSENSI
Informativa resa ai sensi del GDPR e normativa vigente: Dichiaro di aver ricevuto l’informativa: Sì / No _____________
Consenso al trattamento dei dati per finalità contrattuali: Sì / No _____________
Consenso all’invio di comunicazioni commerciali / newsletter: Sì / No _____________
Consenso alla registrazione biometrica / firma elettronica (se applicabile): Sì / No _____________
O. FIRME
Luogo: _____________ Data: _____________
Firma ospite principale: _____________
Firma addetto al check-in: _____________
P. RICEVUTA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA (copia documento, foto, ecc.)
Copia documento allegata: Sì / No _____________
Tipo documento allegato: _____________
Note allegati: _____________
Q. PER USO INTERNO
Assegnata a (reception / turno): _____________
Note operatore: _____________
Fine scheda.
Fac simile Scheda cliente hotel Word
È disponibile il fac‑simile in formato Word, pronto per il download e la compilazione: il documento può essere adattato alla modulistica della struttura, personalizzato con logo e dati aziendali e salvato in formato elettronico per l’archiviazione. Utilizzando la versione Word è possibile modificare facilmente campi relativi a ragione sociale, trattamento dati, modalità di pagamento e sezioni specifiche per gruppi o aziende, mantenendo la conformità agli obblighi di registrazione e predisponendo la scheda anche per l’integrazione con il gestionale alberghiero.
Modello Scheda cliente hotel PDF
È disponibile anche un modello in PDF, utile come esempio per la stampa o per fornire un modulo invariabile da compilare a mano o digitalmente. Il PDF è ideale per la conservazione cartacea, per la consegna agli ospiti al momento del check‑in e per essere archiviato nel registro della struttura; può essere allegato alla pratica cliente o scannerizzato e conservato nel rispetto delle policy sulla privacy.