Questa guida spiega come preparare e utilizzare in modo efficace una Scheda cliente parrucchiere: un documento che consente di raccogliere informazioni anagrafiche, dettagli sul tipo di capello, preferenze di stile, storico dei servizi e note su allergie o sensibilità. Compilare correttamente la scheda sin dalla prima visita aiuta a personalizzare i trattamenti, ridurre il rischio di errori tecnici, migliorare la fidelizzazione e rendere più efficiente la gestione del salone. La scheda può essere utilizzata sia in formato cartaceo sia in formato digitale; nel secondo caso è fondamentale assicurarsi della conformità al GDPR e di mantenere aggiornata la cronologia degli interventi e dei prodotti impiegati. Di seguito trovi indicazioni dettagliate su cosa includere e come utilizzare la scheda per massimizzare il valore di ogni contatto con il cliente.
Come compilare una Scheda cliente parrucchiere
La Scheda cliente parrucchiere è un identikit completo del cliente che va compilato con cura perché rappresenta la base operativa per ogni servizio effettuato. Deve contenere i dati anagrafici per poter gestire prenotazioni e fatturazione, ma soprattutto informazioni tecniche sui capelli: tipo (liscio, mosso, riccio, crespo), spessore, densità, lunghezza e andamento di eventuali trattamenti precedenti che influenzano la resa di tagli e colorazioni. È importante inserire le aspettative del cliente e le preferenze di stile, includendo dettagli su tonalità e finish desiderati, nonché la presenza di capelli bianchi e la loro copertura preferita; tutte queste informazioni permettono allo stilista di pianificare la formula colore, i tempi di posa e le tecniche più adatte.
La sezione relativa allo stato del cuoio capelluto e alle sensibilità deve riportare eventuali dermatiti, forfora o reazioni allergiche a prodotti o ingredienti, oltre a terapie in corso come antibiotici o trattamenti anti-caduta, poiché possono cambiare l’approccio tecnico e la sicurezza del servizio. Lo storico dei servizi è cruciale: annotare ogni appuntamento con la data, il servizio eseguito, i prodotti e le formule utilizzate, il tecnico che ha operato e il risultato rilevato consente sia continuità nel servizio sia una tracciabilità utile per future consulenze e per gestire eventuali reclami.
Includere le abitudini e i prodotti che il cliente utilizza a casa aiuta a dare consigli mirati e a proporre vendite complementari, mentre le etichette e la segmentazione (es. “cliente VIP”, “sensitive”, frequenza visite) sono strumenti preziosi per il marketing e per la pianificazione delle promozioni. La scheda deve prevedere uno spazio per le preferenze di comunicazione e per le note comportamentali (per esempio orari preferiti, atteggiamenti alla musica o puntualità), così da migliorare l’esperienza complessiva. Infine, è fondamentale acquisire il consenso informato per il trattamento dei dati e per l’eventuale uso di immagini prima/dopo, registrando la data e la firma; la scheda va aggiornata ad ogni visita per mantenere il profilo del cliente sempre coerente con i servizi effettivamente erogati.
Esempio Scheda cliente parrucchiere
1) DATI ANAGRAFICI
Nome: ________________________________________
Cognome: ________________________________________
Data di nascita (gg/mm/aaaa): ________________________________________
Telefono: ________________________________________
Email: ________________________________________
Indirizzo: ________________________________________
Città: ________________________________________ CAP: ___________
Data prima visita: ________________________________________
Professione: ________________________________________
2) INFORMAZIONI DI CONTATTO E PREFERENZE ORARIO
Numero alternativo/WhatsApp: ________________________________________
Orari preferiti per appuntamenti: ________________________________________
Giorni preferiti: ________________________________________
Stylist/Operatore preferito: ________________________________________
3) COME CI HA CONOSCIUTO
Passaparola: _____ Social (specificare): _______________________________ Pubblicità: _____ Altro (specificare): _______________________________
4) DESCRIZIONE CAPELLI E PREFERENZE DI STILE
Tipo di capello (barrare o specificare): Liscio ___ Mosso ___ Riccio ___ Crespo ___ Altro: _______________________________
Spessore: Sottile ___ Medio ___ Spesso ___
Densità: Bassa ___ Media ___ Alta ___
Lunghezza attuale: Corti ___ Medi ___ Lunghi ___ (specificare cm): ___________
Obiettivo di stile (taglio): ________________________________________
Preferenze colorazione (toni/effetto): ________________________________________
Copertura dei capelli bianchi: Sì ___ No ___ Preferenze: _______________________
Grado di ondulazione/riccio: ________________________________________
5) STATO DEL CUTE E SENSIBILITÀ
Cute grassa ___ Cute secca ___ Cute sensibile ___ Forfora ___ Dermatiti note: _______________________
Allergie note a prodotti/coloranti/ingredienti: ________________________________________
Test allergico effettuato in salone (patch test): Sì ___ No ___ Data: ___________
Medicazioni o terapie in corso (es. antibiotici, terapie anti-caduta): ________________________________________
6) PRODOTTI USATI FREQUENTEMENTE DAL CLIENTE
Shampoo: ________________________________________
Balsamo/maschera: ________________________________________
Styling: ________________________________________
Colorazioni/brand preferiti: ________________________________________
7) STORICO SERVIZI (COMPILARE AD OGNI VISITA)
Visita n. _____ Data: ___________ Servizio eseguito: ________________________________________
Tecnico: ________________________________________ Prodotti usati (marca + nome): ________________________________________
Formula colore (se applicabile): ________________________________________
Tempo di posa/tecniche usate: ________________________________________
Risultato/Note cliente: ________________________________________
Prezzo: ___________ Note operative per le prossime visite: ________________________________________
Visita n. _____ Data: ___________ Servizio eseguito: ________________________________________
Tecnico: ________________________________________ Prodotti usati (marca + nome): ________________________________________
Formula colore (se applicabile): ________________________________________
Tempo di posa/tecniche usate: ________________________________________
Risultato/Note cliente: ________________________________________
Prezzo: ___________ Note operative per le prossime visite: ________________________________________
(Replicare il blocco storico per le visite successive)
8) ABBONAMENTI / PROMOZIONI / PROGRAMMI DI FIDELITÀ
Abbonamento attivo: Sì ___ No ___ Tipo: ________________________________________ Scadenza: ___________
Promozioni preferite (es. sconti colore, taglio + piega): ________________________________________
9) ETICHETTE E SEGMENTAZIONE
Etichette consigliate (es. “colorazione frequent”, “cliente VIP”, “sensitive”): ________________________________________
Frequenza media visite: Mensile ___ Bimestrale ___ Trimestrale ___ Altro: ___________
Valore medio scontrino: € ___________
10) NOTE COMPORTAMENTALI E PREFERENZE VARIE
Preferenze di comunicazione (SMS/Email/WhatsApp): ________________________________________
Note comportamentali (es. “arriva in ritardo”, “non gradisce musica alta”): ________________________________________
Istruzioni per appuntamenti (es. portare foto, evitare shampoo prima): ________________________________________
11) FOTO E RIFERIMENTI VISIVI
Foto INIZIALE (fronte/profilo): ________________________________________
Foto DOPO (se applicabile): ________________________________________
Foto riferimenti portati dal cliente (link o descrizione): ________________________________________
12) VENDITE E CONSULENZE PRODOTTI
Prodotti consigliati oggi: ________________________________________
Prodotti venduti (data e quantità): ________________________________________
Feedback sull’uso dei prodotti (dopo prova a casa): ________________________________________
13) CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI (GDPR)
Informativa ricevuta e mostrata: Sì ___ No ___
Consenso al trattamento dei dati personali per finalità di prenotazione e marketing: Acconsento ___ Non acconsento ___
Consenso all’uso di immagini per promozione (prima/dopo): Acconsento ___ Non acconsento ___
Data consenso: ___________ Firma cliente: ________________________________________
14) FIRMA E RESPONSABILITÀ
Dichiaro di aver fornito informazioni veritiere e complete inerenti la mia salute e allergie: Sì ___ No ___
Firma cliente: ________________________________________ Data: ___________
Operatore che ha compilato la scheda: ________________________________________ Data: ___________
15) ARCHIVIAZIONE E AGGIORNAMENTI
Ultimo aggiornamento scheda: ___________ Aggiornato da: ________________________________________
Fac simile Scheda cliente parrucchiere Word
È disponibile un fac simile in formato Word scaricabile e modificabile, pronto per essere compilato in salone o adattato al tuo gestionale. Il file .docx contiene la stessa struttura dell’esempio sopra, con campi facilmente personalizzabili per aggiungere il logo del salone, note interne o caselle da spuntare per velocizzare la compilazione.
Modello Scheda cliente parrucchiere PDF
Per chi preferisce avere un modello pronto all’uso e stampabile, è disponibile il fac simile in formato PDF. Il PDF è pensato per essere consegnato al cliente da compilare a mano durante la prima visita o per essere archiviato digitalmente nel dossier cliente.
