Questa guida spiega come predisporre e utilizzare correttamente una Scheda cliente centro estetico: un documento fondamentale per raccogliere dati anagrafici, informazioni sanitarie, preferenze sensoriali, storico dei trattamenti e obiettivi estetici del cliente. Una scheda completa permette di offrire percorsi personalizzati, garantire la sicurezza durante le prestazioni, monitorare i progressi nel tempo e consolidare la relazione con la clientela attraverso comunicazioni e promozioni mirate, sempre nel rispetto della normativa sulla privacy. Nelle sezioni successive troverai indicazioni dettagliate su che informazioni inserire, come organizzare la compilazione e come integrare la scheda con i processi gestionali del centro estetico.
Come compilare una Scheda cliente centro estetico
La Scheda cliente centro estetico serve innanzitutto a identificare con precisione la persona e le sue esigenze: contiene i dati anagrafici e i contatti per comunicazioni e promemoria, ma anche informazioni cliniche indispensabili per la sicurezza dei trattamenti, come allergie, patologie, terapie in corso, gravidanza o vaccinazioni recenti. È importante che la sezione dedicata all’anamnesi dettagli le condizioni cutanee o corporee rilevanti e eventuali reazioni avverse a prodotti o procedure precedenti, perché queste informazioni orientano la scelta dei protocolli e prevengono complicazioni.
Nella scheda vanno registrate anche le preferenze sensoriali e operative — per esempio fragranze da evitare, preferenze di temperatura, illuminazione, musica e l’operatore di fiducia — per rendere l’esperienza più confortevole e coerente per il cliente.
Lo storico dei trattamenti è un capitolo fondamentale: indicare tipi di prestazioni effettuate, date, prodotti domiciliari utilizzati e risultati ottenuti permette di valutare efficacia e durata degli interventi, pianificare cicli successivi e mantenere continuità terapeutica. A fianco dello storico dovrebbero comparire gli obiettivi estetici del cliente e la proposta terapeutica con frequenza e durata stimata del ciclo di sedute; queste informazioni favoriscono conversazioni trasparenti sulle aspettative e consentono di misurare i progressi nel tempo con foto e misurazioni standardizzate.
Dal punto di vista operativo la scheda include dati amministrativi come abbonamenti, pacchetti attivi, punti fedeltà e modalità di pagamento, che semplificano la gestione commerciale. Non meno importante è la raccolta dei consensi: il consenso al trattamento dei dati personali e quello per l’utilizzo di immagini (prima/dopo) devono essere esplicitati e firmati, con indicazione della data, per rispettare il GDPR. È buona prassi indicare anche le istruzioni post-trattamento fornite al cliente e le annotazioni operative lasciate dall’operatore al termine della seduta.
Per gestire efficacemente le schede è consigliabile digitalizzarle tramite software gestionali specifici che integrano anagrafica, agenda, vendite e campagne marketing, riducono errori di compilazione e garantiscono backup e controlli sugli accessi. Indipendentemente dal formato scelto, la scheda deve essere aggiornata regolarmente: ogni nuovo trattamento, reazione o cambiamento di stato di salute va annotato per mantenere il percorso personalizzato sempre sicuro ed efficace. Infine, il personale deve essere formato sulla corretta compilazione, sul significato delle informazioni raccolte e sulle regole di riservatezza, così che la scheda diventi uno strumento attivo per la qualità del servizio e la fidelizzazione del cliente.
Esempio Scheda cliente centro estetico
Dati anagrafici
Nome: _____________
Cognome: _____________
Data di nascita (gg/mm/aaaa): _____________
Codice fiscale / P.IVA: _____________
Indirizzo (via, n.): _____________
CAP: _____________
Città: _____________
Provincia: _____________
Telefono: _____________
Cellulare: _____________
Email: _____________
Professione: _____________
Contatto preferito (telefono/email/SMS/WhatsApp): _____________
Informazioni sulla salute e anamnesi
Allergie note (farmaci, cosmetici, alimenti): _____________
Medicazione o terapie in corso: _____________
Patologie rilevanti (cardiovascolari, diabete, epilessia, ecc.): _____________
Interventi chirurgici recenti o programmati: _____________
Gravidanza / Allattamento: _____________
Condizioni cutanee rilevanti (acne, rosacea, eczema, psoriasi, couperose): _____________
Sensibilità a prodotti/ingredienti specifici: _____________
Reazioni avverse a precedenti trattamenti estetici: _____________
Vaccinazioni o trattamenti medici recenti (es. botulino, filler): _____________
Note mediche aggiuntive: _____________
Preferenze del cliente
Profumi/essenze preferite: _____________
Profumi/essenze da evitare: _____________
Preferenze temperatura/illuminazione: _____________
Musica\ambiente preferito: _____________
Operatore/trattamento preferito: _____________
Orari/giorni preferiti per appuntamenti: _____________
Modalità di comunicazione promozioni (email/SMS/WhatsApp): _____________
Storico trattamenti
Trattamenti estetici effettuati in passato (tipo e data): _____________
Prodotti domiciliari utilizzati (marca/prodotto): _____________
Risultati ottenuti e durata effetti: _____________
Reazioni o complicazioni riscontrate: _____________
Note su protocolli già seguiti: _____________
Obiettivi estetici e piano di trattamento
Obiettivo principale cliente: _____________
Aree di interesse/da trattare: _____________
Proposta terapeutica / trattamenti consigliati: _____________
Frequenza consigliata sedute: _____________
Durata stimata ciclo trattamenti: _____________
Risultati attesi e tempistiche: _____________
Misurazioni, foto e documentazione
Foto prima / dopo acquisite: _____________
Data foto: _____________
Misurazioni rilevanti (cm, % cellulite, mm pieghe, ecc.): _____________
Annotazioni sulle condizioni iniziali: _____________
Dati amministrativi e fidelizzazione
Abbonamenti / pacchetti attivi: _____________
Scadenza abbonamento: _____________
Punti / programma fedeltà: _____________
Promozioni a cui ha aderito: _____________
Metodo di pagamento preferito: _____________
Note fatturazione / partita IVA: _____________
Consensi e privacy (GDPR)
Consenso al trattamento dei dati personali ai fini amministrativi e commerciali (sì/no): _____________
Firma per consenso GDPR: _____________
Data: _____________
Consenso all’utilizzo di fotografie per scopi interni e/o promozionali (sì/no): _____________
Firma per consenso foto: _____________
Data: _____________
Note operative e osservazioni
Note dell’operatore prima del trattamento: _____________
Prodotti e protocolli usati durante la seduta: _____________
Reazioni durante/imm. dopo il trattamento: _____________
Istruzioni post-trattamento date al cliente: _____________
Feedback cliente: _____________
Firma cliente: _____________
Data compilazione scheda: _____________
Operatore che ha compilato la scheda: _____________
Fac simile Scheda cliente centro estetico Word
È disponibile il fac simile in formato Word della Scheda cliente centro estetico, pronto da scaricare, modificare e compilare direttamente su PC o stampare per l’uso cartaceo nel centro estetico.
Modello Scheda cliente centro estetico PDF
Puoi scaricare il modello in PDF della Scheda cliente centro estetico da utilizzare come esempio o per la stampa: il formato è ideale per conservare un layout fisso e per l’archiviazione cartacea.
