Questa guida spiega come predisporre correttamente una Scheda cliente per un’agenzia immobiliare: uno strumento operativo e documentale fondamentale per raccogliere, organizzare e conservare tutte le informazioni utili al rapporto con il cliente, alla ricerca o alla promozione di immobili, e alla gestione delle pratiche commerciali e legali. La scheda cliente deve essere pensata per garantire chiarezza, rapidità di consultazione e conformità alle normative sulla protezione dei dati, facilitando il lavoro dell’agente nel processo di qualificazione del lead, nelle visite, nelle trattative e nella conclusione delle operazioni. Qui trovi indicazioni pratiche su cosa includere e come compilarla in modo completo e professionale.
Come compilare una Scheda cliente agenzia immobiliare
La Scheda cliente serve a raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni che permettono all’agenzia di comprendere le esigenze del cliente, qualificare la sua posizione e gestire le attività successive con efficienza. La compilazione deve partire dai dati anagrafici completi e verificabili, in modo da avere un riferimento certo per ogni contatto; devono essere annotati i recapiti preferenziali e gli orari di contatto, per rispettare la disponibilità del cliente e ottimizzare le comunicazioni.
È fondamentale descrivere con precisione il tipo di cliente e l’obiettivo principale, distinguendo tra acquirente, venditore, locatario o locatore, e riportare la motivazione e le tempistiche desiderate, poiché queste informazioni guidano le priorità operative dell’agenzia. Per chi cerca un immobile vanno raccolte tutte le caratteristiche richieste, dalla tipologia e superficie minima agli elementi essenziali e graditi, oltre alle zone di interesse e ai servizi di riferimento; per chi vende o affitta è necessario documentare l’immobile con indirizzo, tipologia, stato, superficie, dotazioni come box e riscaldamento, e la documentazione disponibile, in modo da preparare annunci accurati e verificare la fattibilità della trattativa.
La sezione economica deve indicare il budget o il prezzo richiesto, la fonte del finanziamento e l’eventuale stato di approvazione del mutuo, per valutare la realizzabilità dell’operazione e pianificare i prossimi passi. Le informazioni su tempistiche e disponibilità per le visite consentono di programmare le attività dell’agente e di evitare incomprensioni con il cliente. È consigliabile allegare copie dei documenti principali e segnalare la presenza di visure, planimetrie, APE e certificati, perché la disponibilità della documentazione accelera la trattativa e riduce i rischi di contestazioni successive. Ogni incarico o mandato ricevuto va registrato con tipo, data, durata, prezzo concordato e condizioni minime accettabili, insieme a note sulle trattative in corso e sulle proposte ricevute, in modo che lo storico dell’operazione sia sempre consultabile e aggiornabile.
Per una gestione commerciale efficace è utile prevedere campi per tracciare l’origine del lead e le attività di marketing associate, annotando portali o campagne che hanno generato il contatto, oltre alle preferenze del cliente per strumenti digitali come virtual tour. Un sistema di valutazione del lead e di priorità consente di assegnare risorse e misurare la probabilità di chiusura, mentre le note operative dell’agente devono contenere azioni pianificate, rischi o criticità e il responsabile della pratica. La privacy richiede che la scheda riporti l’informativa fornita e tutti i consensi rilasciati, con date e limiti temporali, per essere conformi al GDPR; la registrazione delle firme del cliente e dell’agente completa la validazione formale della documentazione. Infine, la scheda dovrebbe essere mantenuta aggiornata, archiviata in modo sicuro e integrabile con il gestionale o il CRM dell’agenzia, garantendo accessi controllati e tracciabilità delle modifiche.
Esempio Scheda cliente agenzia immobiliare
SCHEDA CLIENTE – AGENZIA IMMOBILIARE
ID Cliente: _____________
Data registrazione: _____________
Fonte contatto: _____________
1) DATI ANAGRAFICI
Nome e cognome: _____________
Data di nascita: _____________
Codice fiscale: _____________
Stato civile: _____________
Professione: _____________
Azienda / Datore di lavoro: _____________
Indirizzo di residenza: _____________
CAP: _____________
Città: _____________
Provincia: _____________
Nazione: _____________
2) CONTATTI
Telefono fisso: _____________
Cellulare: _____________
Email principale: _____________
Email secondaria: _____________
Orario preferito contatto: _____________
Canale preferito (telefono/email/whatsapp): _____________
3) TIPO CLIENTE E OBIETTIVO
Tipo cliente (acquirente/venditore/locatario/locatore/investitore): _____________
Obiettivo principale (acquisto/vendita/affitto/valutazione/altro): _____________
Motivazione/transazione desiderata: _____________
Tempistica desiderata: _____________
4) RICHIESTA – SE ACQUIRENTE/LOCATARIO
Tipologia immobile desiderata (appartamento/villa/ufficio/negozio/terreno/altro): _____________
Numero locali (camere, bagni): _____________
Superficie minima desiderata (m²): _____________
Piano preferito: _____________
Ascensore: _____________
Balcone/terrazzo/giardino: _____________
Box/garage/posto auto: _____________
Stato immobile (nuovo/ristrutturato/da ristrutturare): _____________
Classe energetica minima richiesta: _____________
Caratteristiche essenziali: _____________
Caratteristiche gradite: _____________
Zone preferite (quartieri, comuni, via): _____________
Scuole/servizi/fermate mezzi pubblici preferite: _____________
5) RICHIESTA – SE VENDITORE/LOCATORE
Indirizzo immobile da vendere/locare: _____________
Tipologia immobile: _____________
Superficie (m²): _____________
Anno di costruzione: _____________
Stato immobile: _____________
Numero locali: _____________
Box/garage/posto auto: _____________
Spese condominiali medie: _____________
Riscaldamento (centralizzato/autonomo): _____________
Classe energetica dichiarata: _____________
Documentazione disponibile (atto, planimetrie, certificati): _____________
Prezzo richiesto/attesa economica: _____________
Motivo vendita/locazione: _____________
6) BUDGET E CONDIZIONI ECONOMICHE
Budget massimo (acquisto): _____________
Budget affitto mensile massimo: _____________
Fonte finanziamento (mutuo/contanti/altro): _____________
Mutuo già approvato (sì/no): _____________
Caparra disponibile: _____________
Eventuali vincoli economici/legali: _____________
7) TEMPISTICHE E DISPONIBILITÀ
Data disponibilità per visite: _____________
Giorni/ore preferite per visite: _____________
Urgenza (bassa/media/alta): _____________
Eventuali scadenze legate a compravendita o trasferimento: _____________
8) DOCUMENTAZIONE CLIENTE
Documento d’identità (tipo, numero, scadenza): _____________
Codice fiscale copia: _____________
Visure catastali/planimetrie disponibili (sì/no): _____________
Certificato di agibilità (sì/no): _____________
APE (sì/no): _____________
Altri documenti allegati: _____________
9) INCARICHI E TRATTATIVE
Tipo incarico rilasciato (esclusivo/non esclusivo/mandato/valutazione): _____________
Data incarico: _____________
Durata incarico: _____________
Prezzo di listino concordato: _____________
Sconto minimo accettabile dal cliente: _____________
Note su trattative in corso: _____________
Proposte ricevute (date/ammontare): _____________
10) APPUNTAMENTI E VISITE
Data visita 1: _____________ – Note: _____________
Data visita 2: _____________ – Note: _____________
Esito visite: _____________
Follow-up previsto: _____________
11) MARKETING E ORIGINE LEAD
Campagna/Portale/Referral: _____________
Parole chiave/annuncio utilizzato: _____________
Materiale promozionale inviato (si/no): _____________
Interesse per visite virtuali/virtual tour (sì/no): _____________
12) VALUTAZIONE LEAD E PRIORITÀ
Stato lead (nuovo/qualificato/in trattativa/concluso/archiviato): _____________
Priorità (A/B/C): _____________
Probabilità chiusura (%): _____________
Valutazione agente: _____________
13) NOTE E OSSERVAZIONI DELL’AGENTE
Note operative: _____________
Azioni pianificate: _____________
Rischi/criticità segnalate: _____________
14) CONSENSI E PRIVACY
Informativa privacy fornita (sì/no) e data: _____________
Consenso trattamento dati personali (GDPR) (Sì/No): _____________
Consenso per invio newsletter/promozioni (Sì/No): _____________
Consenso per condivisione dati con terzi (Sì/No): _____________
Durata consenso/limiti: _____________
15) FIRME
Firma cliente: _____________
Data: _____________
Firma agente: _____________
Data: _____________
16) ALLEGATI (elenco)
1) _____________
2) _____________
3) _____________
17) RIEPILOGO OPERATIVO
Stato attuale operazione: _____________
Prossimo step e scadenza: _____________
Responsabile pratica: _____________
Fac simile Scheda cliente agenzia immobiliare Word
Il fac simile in formato Word è disponibile per il download e consente di avere un file editabile da compilare direttamente al computer o stampare per la compilazione manuale. Puoi scaricare il modello Word, adattarlo alle procedure della tua agenzia e salvarne una copia per ogni cliente in modo da mantenere uno storico ordinato e modificabile.
Modello Scheda cliente agenzia immobiliare PDF
Il modello in PDF è pensato come esempio pronto per la stampa o per l’invio via mail al cliente; è ideale quando si desidera fornire al cliente una copia non modificabile della scheda o archiviare una versione finale firmata. Scarica il PDF per utilizzarlo come riferimento o per conservarne una copia conforme agli standard dell’agenzia.
