Questa guida spiega come preparare e utilizzare correttamente una Scheda cliente per uno studio commercialista, uno strumento operativo e normativo che consente di raccogliere in modo strutturato tutte le informazioni necessarie per instaurare e gestire il rapporto professionale con il cliente. La scheda cliente non è solo un modulo anagrafico, ma il nucleo del fascicolo cliente che supporta gli adempimenti fiscali, contabili e di compliance, incluse le verifiche antiriciclaggio e la gestione del consenso al trattamento dei dati personali secondo il GDPR. Una compilazione accurata riduce i rischi operativi, accelera le procedure amministrative e facilita la comunicazione tra studio e cliente, favorendo la trasparenza e la tracciabilità dei documenti e delle deleghe.
Come compilare una Scheda cliente studio commercialista
La Scheda cliente per uno studio commercialista serve a raccogliere tutte le informazioni necessarie per conoscere il soggetto cliente, valutare il profilo di rischio e adempiere agli obblighi normativi e contrattuali. Deve partire dai dati anagrafici di base, comprensivi di codice fiscale, partita IVA, indirizzi e contatti, per consentire allo studio di identificare formalmente la controparte e comunicare tramite i canali preferiti; a questi si affiancano informazioni sulla tipologia del cliente, che possono ricondurlo alla categoria di persona fisica, ditta individuale, società di persone, società di capitali o ente/associazione, dato utile per definire gli obblighi fiscali e gli adempimenti specifici. La sezione dedicata ai dati relativi all’attività deve registrare il codice ATECO, la data di inizio attività, la descrizione delle attività principali e secondarie e il fatturato o volume d’affari dell’ultimo esercizio per contestualizzare l’entità e la natura dell’attività svolta, informazioni che lo studio utilizzerà per calibrare i servizi richiesti e la pianificazione fiscale e contabile.
È fondamentale documentare chiaramente rappresentanza, deleghe e poteri di firma, indicando nomi, ruoli e limiti di firma delle persone autorizzate, nonché le procure e le deleghe allegate, in modo da avere evidenza delle autorizzazioni necessarie per l’interlocuzione con banche, fornitori e pubbliche amministrazioni. La Scheda cliente deve altresì includere la identificazione del titolare effettivo (UBO) e la struttura del controllo societario, riportando percentuali di partecipazione e modalità di controllo diretto o indiretto, dato essenziale ai fini dell’adeguata verifica antiriciclaggio e per la valutazione della trasparenza proprietaria.
Nel fascicolo cliente vanno raccolti i documenti richiesti dalla normativa antiriciclaggio: documenti d’identità e codici fiscali dei rappresentanti, visura camerale aggiornata, statuto o atto costitutivo, ultimo bilancio depositato, libro soci ed elenco dei soci e, quando presenti, procure e deleghe firmate. La Scheda cliente dovrebbe prevedere una checklist documentale che consenta allo studio di segnalare lo stato di acquisizione dei documenti e le date di ottenimento, facilitando gli aggiornamenti periodici e la conservazione delle evidenze. La parte relativa alla valutazione del rischio antiriciclaggio deve essere compilata dallo studio e motivare la classificazione del cliente (basso, medio, alto), le misure di adeguata verifica applicate e, se necessario, le misure di due diligence rafforzata richieste in presenza di fattori di rischio aggiuntivi o di PEP.
La conformità privacy è un elemento imprescindibile della Scheda cliente: deve essere prevista una sezione dedicata alla consegna dell’informativa privacy, con indicazione della data e della modalità di consegna, e alla raccolta del consenso esplicito al trattamento dei dati personali per finalità contrattuali, fiscali e, opzionalmente, per comunicazioni commerciali. Le firme per presa visione dell’informativa e per il consenso devono essere acquisite e conservate nel fascicolo, così da dimostrare la conformità al GDPR. Vanno inoltre annotate le informazioni bancarie e assicurative rilevanti, come gli istituti di credito utilizzati, l’IBAN principale e le polizze in essere, nonché eventuali rapporti con intermediari finanziari esteri che possano richiedere verifiche aggiuntive.
Infine, la Scheda cliente è lo strumento operativo per raccogliere le esigenze e i servizi richiesti dal cliente, le scadenze fiscali particolari, le preferenze di comunicazione e le indicazioni su collaboratori esterni o fornitori già in essere. Deve prevedere la sede di conservazione del fascicolo (cartaceo, digitale o entrambi), il responsabile del fascicolo e le modalità di aggiornamento e chiusura, in modo che lo studio mantenga un archivio ordinato, coerente con le politiche interne di retention e con gli obblighi legali di conservazione dei documenti.
Esempio Scheda cliente studio commercialista
SCHEDA CLIENTE – STUDIO COMMERCIALISTA
Data compilazione: _____________
1) INFORMAZIONI GENERALI
Tipologia cliente (persona fisica / ditta individuale / società di persone / società di capitali / ente / associazione): _____________
Ragione sociale / Nome e cognome: _____________
Codice fiscale: _____________
Partita IVA: _____________
Numero REA (se applicabile): _____________
Sede legale / Residenza (via, n., CAP, Comune, Provincia, Stato): _____________
Sede operativa (se diversa): _____________
PEC: _____________
Email: _____________
Telefono fisso: _____________
Cellulare: _____________
Contatto referente (nome, ruolo): _____________
Telefono referente: _____________
Email referente: _____________
2) DATI RELATIVI ALL’ATTIVITÀ
Codice ATECO principale: _____________
Data inizio attività: _____________
Descrizione attività principale: _____________
Descrizione attività secondarie: _____________
Numero dipendenti (totale): _____________
Volume d’affari / Fatturato ultimo esercizio: _____________
Sito web: _____________
Canali di vendita (es. online, negozio fisico, agenti): _____________
3) RAPPRESENTANZA, DELEGHE E POTERI DI FIRMA
Rappresentante legale (nome e cognome): _____________
Codice fiscale rappresentante: _____________
Carica/Ruolo: _____________
Persone delegate con potere di firma (elencare nome, ruolo, limite firma):
1) Nome: _____________ – Ruolo: _____________ – Limite firma: _____________
2) Nome: _____________ – Ruolo: _____________ – Limite firma: _____________
Procure/Deleghe allegate: Sì _____________ No _____________
Note su deleghe e poteri particolari: _____________
4) TITOLARE EFFETTIVO (UBO) E STRUTTURA DEL CONTROLLO
Titolare effettivo (nome e cognome / soggetto): _____________
Codice fiscale UBO: _____________
Percentuale controllo/detenzione: _____________
Modalità di controllo (diretto/indiretto): _____________
Eventuali beneficiari effettivi multipli (elencare): _____________
5) FASCICOLO CLIENTE – DOCUMENTAZIONE ANTI-RICICLAGGIO (CHECKLIST)
Documento d’identità del/i rappresentante/i (tipo, numero, data rilascio, ente): _____________
Codice fiscale del/i rappresentante/i: _____________
Visura camerale aggiornata: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Statuto / Atto costitutivo: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Ultimo bilancio depositato: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Libro soci / elenco soci: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Procure e deleghe firmate: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Lettera di incarico professionale firmata: Sì _____________ No _____________ Data acquisizione: _____________
Scheda di adeguata verifica compilata: Sì _____________ No _____________ Data compilazione: _____________
Informazioni su PEP (Persona Politicamente Esposta): Sì _____________ No _____________ Dettagli: _____________
Verifiche aggiuntive richieste: _____________
6) INFORMAZIONI BANCARIE E ASSICURATIVE
Banche principali / Istituti di credito: _____________
IBAN principale: _____________
Relazione con intermediari finanziari (es. conti esteri): _____________
Polizze assicurative rilevanti (tipologia, compagnia, numero polizza): _____________
Note su rapporti bancari o assegni speciali: _____________
7) ESIGENZE, SERVIZI RICHIESTI E NOTE OPERATIVE
Servizi richiesti (contabilità, fiscale, pa, consulenza societaria, elaborazione paghe, controllo di gestione, altro): _____________
Scadenze fiscali particolari / obblighi urgenti: _____________
Preferenze comunicazione (email / PEC / telefono / altro): _____________
Lingua di lavoro preferita: _____________
Eventuali fornitori o collaboratori esterni già in essere: _____________
Note e richieste particolari del cliente: _____________
8) CONFORMITÀ PRIVACY (GDPR)
Informativa privacy consegnata in data: _____________
Modalità consegna informativa (cartacea / email / PEC): _____________
Consenso esplicito al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR:
Il cliente dichiara di aver ricevuto l’informativa e di:
Acconsentire al trattamento dei dati personali per le finalità contrattuali e fiscali: Sì _____________ No _____________
Acconsentire all’invio di comunicazioni commerciali e informative: Sì _____________ No _____________
Firma per presa visione informativa: _____________________________ Data: _____________
Firma per consenso trattamento dati: _____________________________ Data: _____________
9) CHECKLIST DOCUMENTALE (DA ALLEGARE AL FASCICOLO)
– Documento(i) identificativo(i) valido(i) del/dei rappresentante/i: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Codice fiscale (copia): Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Visura camerale aggiornata: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Statuto / Atto costitutivo: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Ultimo bilancio depositato: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Libro soci / elenco soci: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Procure / deleghe firmate: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Lettera di incarico firmata: Sì _____________ No _____________ Data: _____________
– Eventuali documenti integrativi richiesti (elencare): _____________
10) VALUTAZIONE RISCHIO ANTI-RICICLAGGIO (da compilare dallo studio)
Livello rischio cliente (Basso / Medio / Alto): _____________
Motivazione della classificazione rischio: _____________
Misure di adeguata verifica applicate (descrivere): _____________
Eventuali azioni di due diligence rafforzata richieste: _____________
11) CONSENSI E DICHIARAZIONI
Il sottoscritto dichiara che le informazioni fornite sono veritiere e complete e autorizza lo studio al trattamento dei dati per le finalità indicate.
Firma cliente / Legale rappresentante: _____________________________
Nome in stampatello: _____________
Data: _____________
Firma professionista incaricato (studio): _____________________________
Nome e qualifica: _____________
Data: _____________
12) ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI E NOTE FINALI
Luogo di conservazione fascicolo cliente (cartaceo / digitale / entrambi): _____________
Responsabile fascicolo: _____________
Data chiusura fascicolo / aggiornamento: _____________
Note finali dello studio: _____________
Fac simile Scheda cliente studio commercialista Word
È disponibile un fac simile in formato Word della Scheda cliente, pronto per il download e la compilazione: il documento è predisposto in modo da essere facilmente adattabile alle esigenze dello studio, con campi editabili per le informazioni anagrafiche, le deleghe, la checklist documentale e la sezione di valutazione del rischio antiriciclaggio.
Modello Scheda cliente studio commercialista PDF
Per chi preferisce un esempio non modificabile da utilizzare come riferimento o per la stampa, è disponibile il modello in formato PDF della Scheda cliente, utile per la conservazione cartacea o per distribuirlo al cliente come esempio di compilazione.
