In passato abbiamo segnalato alcuni servizi che permettono di creare database online, in questa guida spieghiamo invece come creare un database con Excel in modo semplice e veloce.

L’utilizzo di database è utile quando abbiamo una quantità anche notevole di dati da organizzare in un certo modo. Solitamente, in Windows, si associa l’idea di database a Access, un software senza dubbio potente che permette all’utente di effettuare numerose operazioni sui dati.

Non tutti però conoscono le potenzialità di Excel, che ci permette di creare un database in pochi semplici passi. Vediamo cosa bisogna fare.

-Avvia il tuo Pc e apri Microsoft Excel.

-Clicca su Nuovo foglio.

-Utilizza la prima riga per inserire tutte le intestazioni, ovvero i titoli delle colonne in cui saranno inseriti i dati. Per esempio, se vuoi creare un database che contiene elenco di tutti i tuoi clienti, inserisci l’intestazione delle colonne in cui saranno inseriti i dati tipo  Nome, Cognome, Fatturato Mese, Fatturato Annuale, Indirizzo e tutto quello che può servire. Personalizza a piacimento la riga con l’intestazione delle colonne, evidenziandola, mettendo bordi, colore di riempimento o altro ancora, a seconda delle tue necessità.

-Procedi ora con l’inserimento effettivo di tutti i dati che hai a disposizione. In ogni riga, in corrispondenza delle colonne identificate in precedenza, bisognerà quindi inserire i relativi dati. Nell’esempio fatto in precedenza, nelle righe inseriremo i dati relativi ai clienti.

-Una volta inseriti tutti i dati che interessano, dovrai procedere con un ordinamento, perché messi a caso non saranno di certo utilizzabili al meglio. Per creare un ordinamento, dovrai selezionare tutte le celle appartenenti all’area utile, quindi escludendo i titoli, evidenziando dunque i dati inseriti e clicca poi sulla voce ordina. Starà a te scegliere il tipo di ordinamento, potrebbe essere per grandezza, alfabetico, per colore se hai attribuito dei colori alle celle e via dicendo. Il sistema provvederà in automatico a ordinare i dati.

-Potrebbe però non essere sufficiente un semplice ordinamento dei dati, soprattutto se il database è molto esteso. A questo punto potrebbero correrti in aiuto i Filtri che si possono applicare grazie a Excel. Devi selezionare tutte le celle dei dati, cliccare con il tasto del mouse e selezionare Filtro – Filtro in base al valore della voce selezionata.. Improvvisamente tutto l’archivio di dati si ridurrà a un’unica riga, e noterai in basso una freccia che ti farà accedere a una casell adi ricerca con tanto di lente di ingrandimento. Per esempio, potresti volere vedere tutti i dati del cliente Rossi, scrivendo Rossi in questa casella, diventerà il criterio per il filtro, e ti si apriranno solo i dati di quel collaboratore.

-Potrai anche organizzare il database su più fogli di lavoro, li vedi in basso dello schermo sulla sinistra, per suddividere per esempio, i clienti in base all’area geografica o a altri parametri. Starà a te fare questa divisione, però, Excel non può intuire dove andrà collocato un determinato cliente.

-Salva il file, possibilmente con un nome che ti ricordi il contenuto, altrimenti una volta chiuso il programma, perderai tutto il lavoro fatto finora

Le potenzialità di Excel sono numerose, potresti anche applicare alcune formule ai dati, rielaborarli e gestirli come meglio credi.

Excel rappresenta quindi una soluzione semplice e veloce per gestire un database sul computer.

In un articolo pubblicato in passato abbiamo segnalato i migliori programmi per rubrica telefonica, oggi spieghiamo invece come creare una rubrica telefonica Excel in modo semplice e veloce.

Spesso può essere utile avere una rubrica telefonica sul proprio PC, o da archiviare su una chiavetta, per portarla in giro. Non sempre la classica rubrica del cellulare può essere sufficiente, e quindi nasce l’esigenza di averne una digitale, che permetta anche di effettuare qualche ricerca, applicare filtri e ordinamenti diversi dalla sequenza di immissione o dal semplice cognome.

Ecco un modo semplice e intuitivo per creare una rubrica sul Pc senza dovere comprare servizi online o scaricare programmi particolari.

Se lavorate all’interno di un’azienda, ma anche sul computer di casa, molto probabilmente avete già installato tutto il pacchetto Microsoft Office, con al suo interno anche il programma Excel, il foglio di calcolo.

Seguite quindi questi semplici passi

-Accendere il computer e avviare Microsoft Excel.

-Una volta avviata l’applicazione, potete iniziare con la creazione della rubrica, scrivendo, per esempio, sulla casella indicata con A3 Nome, cliccandoci sopra con il tasto sinistro del mouse

-Riempite anche le caselle a destra di A3 con altri titoli di colonna, quali, per esempio, Cognome, Indirizzo, Numero tel. di casa, Cellulare, Numero tel. ufficio, Fax. Queste informazioni sonno proprio il minimo indispensabile, ma potete ampliare a piacere i dati per ogni persona, inserendo anche Gruppo, oppure Indirizzo mail, oppure Utente Skype e via dicendo, tutto ciò che vi suggerisce la fantasia

-A questo punto, stabilite tutte le informazioni che vogliamo avere, evidenziamo questa prima riga di intestazione, mettendo il tutto in grassetto, ovvero selezionando la riga intera con il mouse, e cliccando in alto a sinistra su G tra i formati carattere. Potete cambiare colore del testo, colorare l’interno delle caselle, mettere i bordi, a piacere.

-Inserite ora il titolo del foglio, per esempio RUBRICA TELEFONICA, scrivendo sulla casella B2, una riga più in alto ai titoli di colonna. Per centrare il titolo, dovrete selezionare le celle dalla B2 contenente il testo, alla fine delle colonne titolate, potrebbe essere un intervallo da B2 ad L2, e cliccate sulla voce Unisci e allinea al centro. In questo modo il titolo sarà centrato rispetto alle colonne della rubrica. Scegliete anche qui i vari modi per evidenziarlo, tra grassetto, sottolineato, corsivo, colori vari e dimensioni carattere

-Se volete vedere le griglie classiche di una rubrica, in pochi click il gioco è fatto, basta selezionare tutte le celle interessate, sia come colonne, ma anche come righe, all’inizio fatene una ventina, poi riproporrete la stessa operazione poco alla volta che la rubrica verrà popolata, e cliccate su Tutti i bordi dal menu Carattere

-Evidenziate, se vi piace l’idea, i bordi che riguardano le intestazioni, selezionando le celle interessate, e cliccando sull’opzione Bordo casella spesso, dallo stesso menu di prima

-Per personalizzare la vostra rubrica, potete decidere di colorare le varie colonne in modo diverso, utilizzando l’opzione Colore riempimento, sempre presente nella sezione Carattere del menu,  e creando nuove colorazioni per il vostro foglio di lavoro. Oppure potete semplicemente differenziare le righe in modo alternato, per una più facile lettura.

-Un ultimo punto, fondamentale per alcuni, è la tutela della privacy, qualora doveste utilizzare questa rubrica davanti a occhi indiscreti, c’è anche la possibilità di nascondere alcuni dei dati a altre persone, selezionando la colonna e cliccando su Nascondi. Una soluzione utile se non si desidera fare conoscere, per esempio, l’indirizzo di tutte le persone.

Creare una rubrica Excel risulta essere quindi un’operazione piuttosto semplice e veloce.