Questa guida spiega come preparare e utilizzare correttamente una Scheda cliente manicure, uno strumento essenziale per i centri estetici e i saloni di nail art che permette di raccogliere informazioni personali, anamnesi di salute, preferenze estetiche e consensi necessari per eseguire trattamenti in sicurezza e nel rispetto della normativa sulla privacy. L’obiettivo è creare una scheda chiara, completa e conforme, che favorisca la personalizzazione del servizio, la prevenzione di reazioni avverse, la tracciabilità dei prodotti utilizzati e la gestione documentale richiesta dalla normativa vigente.
Come compilare una Scheda cliente manicure
La Scheda cliente manicure serve innanzitutto a proteggere la salute del cliente e a tutelare l’operatore: deve quindi essere compilata in modo preciso e aggiornato prima del primo trattamento e integrata ogni volta che cambia lo stato di salute o la tipologia di servizio richiesto. Occorre registrare i dati anagrafici e di contatto per esigenze amministrative e di comunicazione, ma anche il medico di base e un contatto di emergenza per situazioni impreviste.
L’anamnesi sanitaria è fondamentale: vanno annotate allergie note a farmaci, cosmetici o materiali come il lattice, eventuali terapie in corso (ad esempio anticoagulanti, cortisonici o chemioterapici) e patologie rilevanti quali diabete, problemi circolatori, disturbi neurologici o gravidanza, poiché modificano indicazioni e precauzioni operative. È indispensabile verificare e segnare qualsiasi reazione o sensibilità già riscontrata con prodotti per unghie (gel, acrilico, colle, smalti) e problemi cutanei o ungueali attuali come onicomicosi, infezioni, ragadi o onicofagia; queste informazioni guidano la scelta dei materiali, la tecnica e l’eventuale rinvio a un professionista medico.
La sezione dedicata alla storia dei trattamenti permette di conoscere la data e la tipologia dell’ultimo servizio ricevuto e il salone o l’operatore che lo ha eseguito, utile per comprendere lo stato di base delle unghie e pianificare le correzioni necessarie. Le preferenze estetiche del cliente — forma, lunghezza desiderata, colori e decorazioni — devono essere annotate per garantire coerenza tra appuntamenti e creare un portfolio delle richieste ricorrenti.
Non meno importante è la raccolta dei consensi: l’informativa sul trattamento dei dati personali deve essere fornita e sottoscritta secondo il Reg. UE 2016/679 (GDPR), specificando scopi, tempi di conservazione e modalità di esercizio dei diritti; vanno inoltre raccolti separatamente i consensi per l’utilizzo di fotografie, distinguendo l’archiviazione interna dal materiale promozionale. Il cliente deve firmare una dichiarazione di veridicità dei dati e l’impegno a comunicare variazioni future, mentre l’operatore deve riportare nome, qualifica e firma per ogni seduta, annotando la data, i prodotti e le procedure utilizzate nel registro trattamenti: questa tracciabilità è utile sia per la continuità del servizio sia in caso di contestazioni.
Dal punto di vista della gestione, la scheda deve essere conservata in modo sicuro, con accesso limitato al personale autorizzato, e rispettare i tempi e le modalità di conservazione previsti dalla normativa locale; per saloni che utilizzano software gestionali è consigliabile integrare il formato cartaceo con registrazioni digitali protette. Per assicurare conformità e aggiornamenti pratici è opportuno consultare le linee guida delle associazioni di categoria e le normative igienico-sanitarie applicabili ai centri estetici, così da adattare il contenuto della scheda alle esigenze operative e legali del proprio esercizio.
Esempio Scheda cliente manicure
SCHEDA CLIENTE MANICURE
Dati personali
Nome e cognome: _____________
Data di nascita: _____________
Codice fiscale: _____________
Documento d’identità (tipo e numero): _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Indirizzo: _____________
Professione: _____________
Contatto emergenza (nome e telefono): _____________
Dati sanitari e anamnesi
Medico di base (nome e recapito): _____________
Allergie note (farmaci, cosmetici, lattice, altri): _____________
Reazioni o sensibilità specifiche a prodotti per unghie (gel, acrilico, colla, smalto, ecc.): _____________
Assunzione di farmaci rilevanti (anticoagulanti, cortisone, chemioterapici, altri): _____________
Patologie rilevanti (diabete, problemi circolatori, epilessia, gravidanza, altre): _____________
Problemi cutanei/ungueali attuali (onicomicosi, dermatiti, ragadi, infezioni, onicofagia, altre): _____________
Interventi chirurgici recenti o terapie in corso: _____________
Prodotti o sostanze da evitare per motivi medici o personali: _____________
Storia dei trattamenti unghie
Ultimo trattamento unghie (data): _____________
Tipo di ultimo trattamento (semipermanente, ricostruzione, gel, acrilico, manicure classica, altro): _____________
Salone/operatore dell’ultimo trattamento: _____________
Preferenze estetiche e richieste
Tipo di trattamento richiesto: _____________
Forma unghie preferita (rettangolare, squoval, tonda, mandorla, stiletto, altro): _____________
Lunghezza desiderata: _____________
Colore/effetto preferito: _____________
Decorazioni o richieste particolari (nail art, strass, french, ecc.): _____________
Frequenza visite desiderata/consigliata: _____________
Consensi e privacy
Ho ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Reg. UE 2016/679 (GDPR) e acconsento al trattamento dei miei dati per finalità connesse ai servizi estetici e alla gestione amministrativa: Firma cliente _____________ Data _____________
Autorizzo l’utilizzo di fotografie per archiviazione interna: _____________
Autorizzo l’utilizzo di fotografie per portfolio e materiale promozionale (specificare eventuali limiti): _____________ Firma cliente _____________ Data _____________
Dichiarazione cliente
Dichiaro che le informazioni fornite sono complete e veritiere. Mi impegno a comunicare eventuali variazioni del mio stato di salute o terapie in corso prima di futuri trattamenti: Firma cliente _____________ Data _____________
Registro trattamenti (da compilare a ogni seduta)
1) Data: _____________ Trattamento effettuato: _____________ Prodotti utilizzati: _____________ Note operative: _____________
2) Data: _____________ Trattamento effettuato: _____________ Prodotti utilizzati: _____________ Note operative: _____________
3) Data: _____________ Trattamento effettuato: _____________ Prodotti utilizzati: _____________ Note operative: _____________
Note generali / Indicazioni per operatore
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Operatore esecutore
Nome operatore: _____________
Qualifica / certificazione: _____________
Firma operatore: _____________
Data: _____________
Fac simile Scheda cliente manicure Word
È disponibile il fac simile in formato Word pensato per essere facilmente scaricato, modificato e compilato digitalmente o stampato per l’archiviazione cartacea: il documento .docx contiene tutte le sezioni necessarie (dati personali, anamnesi, registro trattamenti e consensi) già predisposte per l’uso professionale e personalizzabile secondo le esigenze del salone.
Modello Scheda cliente manicure PDF
Il modello in PDF è fornito come esempio pronto per la stampa e per l’archiviazione cartacea: utile come guida standard da esporre o consegnare al cliente, il formato PDF preserva la formattazione e può essere conservato in archivio dopo la compilazione manuale o digitalizzata per la gestione interna.
