Questa guida spiega come preparare una Scheda cliente fiera: uno strumento operativo pensato per raccogliere in modo strutturato le informazioni fondamentali sui visitatori e i potenziali clienti incontrati durante un evento fieristico. Lo scopo è duplice: da un lato consentire al personale di stand di annotare rapidamente dati utili e segnali di interesse durante l’interazione; dall’altro facilitare un follow‑up efficace e tracciabile dopo la fiera, trasformando i contatti in opportunità commerciali concrete attraverso attività di qualificazione, profilazione e inserimento in processi CRM dedicati.
Come compilare una Scheda cliente fiera
La Scheda cliente fiera serve a raccogliere in modo completo e immediatamente utilizzabile tutte le informazioni che permettono di proseguire il rapporto commerciale oltre l’evento. È importante che la compilazione avvenga con cura: ogni campo deve fornire elementi che consentano di ricostruire il contesto dell’incontro, capire il livello di interesse e definire la prossima azione.
Innanzitutto la scheda deve individuare chiaramente la persona di contatto con i suoi dati anagrafici e la posizione aziendale, perché sapere se si tratta di un decision maker o di un referente tecnico influisce sulle azioni successive. Devono essere registrati recapiti completi e aggiornati, sia telefonici che di posta elettronica, oltre agli eventuali riferimenti online come sito e profili social che permettono di approfondire rapidamente il profilo aziendale.
Accanto ai dati di contatto, la parte commerciale della scheda è cruciale: bisogna descrivere quali prodotti o servizi hanno suscitato interesse, annotare una breve descrizione dell’interesse espresso e stimare il livello di priorità e tempistiche previste per un eventuale acquisto. Informazioni quali budget indicativo e il ruolo della persona nell’iter decisionale aiutano a stabilire la qualificazione del lead e la probabilità di conversione. È utile includere note sull’organizzazione aziendale, il numero di dipendenti e altre informazioni contestuali che possano essere rilevanti per segmentare i contatti e personalizzare future comunicazioni.
La scheda deve anche prevedere elementi operativi per la gestione post‑fiera: campi per classificare il tipo di visitatore (ad esempio se si tratta di un visitatore generico, di uno target o di un contatto commerciale), per stabilire priorità e azione consigliata, per assegnare un responsabile del follow‑up e programmare una data per il contatto successivo. Registrare il metodo di acquisizione del contatto e gli allegati correlati consente inoltre di conservare prove e materiali utili come foto del biglietto da visita o brochure consegnate. È buona pratica prevedere campi per l’integrazione con il CRM aziendale, indicando se il contatto è già stato inserito, l’ID corrispondente e la data di inserimento, in modo da mantenere piena tracciabilità delle attività e delle interazioni.
Infine, la compilazione della scheda deve rispettare le normative sulla privacy: è necessario registrare il consenso al trattamento dei dati per comunicazioni commerciali e per operazioni di profilazione, annotando la data e, se la raccolta è cartacea, la firma dell’interessato. Una scheda ben predisposta diventa così uno strumento operativo che velocizza il follow‑up, consente di profilare e segmentare i contatti in modo coerente con le strategie commerciali e di marketing, e facilita l’automazione dei processi di vendita e di comunicazione attraverso l’integrazione con strumenti CRM e piattaforme di marketing automation.
Esempio Scheda cliente fiera
Scheda Cliente – Fiera
Data: _____________
Ora: _____________
Stand / Numero: _____________
Operatore / Referente allo stand: _____________
Dati anagrafici
Nome: _____________
Cognome: _____________
Azienda: _____________
Ruolo / Qualifica: _____________
Settore aziendale: _____________
Recapiti
Telefono ufficio: _____________
Cellulare: _____________
Email: _____________
Sito web: _____________
Indirizzo aziendale: _____________
Città: _____________
CAP: _____________
Paese: _____________
Informazioni commerciali
Prodotti / Servizi di interesse: _____________
Descrizione breve dell’interesse: _____________
Livello d’interesse (1-5): _____________
Budget indicativo: _____________
Tempistiche previste per l’acquisto: _____________
Il contatto è decision maker? (Sì/No): _____________
Persona di riferimento per acquisti (se diversa): _____________
Dettagli azienda
Breve descrizione dell’azienda: _____________
Numero dipendenti: _____________
Fatturato annuo (opzionale): _____________
Note su struttura organizzativa: _____________
Riferimenti social
LinkedIn azienda/profilo: _____________
LinkedIn contatto personale: _____________
Facebook: _____________
Instagram: _____________
Altri canali social: _____________
Classificazione visitatore
Categoria visitatore (scegli una: visitatore generico / visitatore target / visitatore dello stand / contatto vendita): _____________
Tipo contatto (informale / qualificato / lead commerciale): _____________
Gestione e follow-up
Priorità contatto (Alta / Media / Bassa): _____________
Azione consigliata (Email / Telefono / Demo / Incontro): _____________
Responsabile follow-up: _____________
Data follow-up programmata: _____________
Stato contatto (Nuovo / Qualificato / Non interessato / In trattativa / Chiuso): _____________
Metodo di acquisizione
Metodo raccolta contatto (Biglietto da visita / App / Scansione QR / Altro): _____________
Allegati associati (foto biglietto, brochure, materiale): _____________
Consenso trattamento dati (GDPR)
Consenso per comunicazioni commerciali (Sì/No): _____________
Consenso per profilazione (Sì/No): _____________
Data consenso: _____________
Firma / Autorizzazione (se cartacea): _____________
Note operative e osservazioni
Note operative: _____________
Richieste specifiche del contatto: _____________
Parole chiave per segmentazione: _____________
Integrazione CRM
Inserito in CRM (Sì/No): _____________
ID CRM: _____________
Link scheda CRM: _____________
Data inserimento CRM: _____________
Firma operatore / Rilevazione dati
Firma operatore: _____________
Annotazioni finali: _____________
Fac simile Scheda cliente fiera Word
È disponibile il fac simile in formato Word pronto per il download e la compilazione: il file permette di personalizzare i campi a seconda delle esigenze dello stand, aggiungere logo e note operative e adattare la scheda al processo di raccolta dati dell’azienda. Utilizza il modello Word per stampare schede cartacee o per distribuire una versione digitale modificabile al team che partecipa alla fiera.
Modello Scheda cliente fiera PDF
È disponibile anche un modello in formato PDF ideale come esempio da stampare o da condividere internamente: il PDF conserva la formattazione e può essere utilizzato come base standardizzata per la raccolta dei contatti, per le procedure operative e per l’archiviazione cartacea o digitale del materiale raccolto in fiera.
